PRIVACY POLITIK
1. Ziel der Datenspeicherung
Hottlet Frozen Foods ist ein Familienbetrieb der TK Nahrungsmittel, vor allem Meeresfrüchte importiert und diese Produkte von ihrem Zentrallager aus verteilt über den ganzen Europäischen Markt.
Hottlet Frozen Foods verkauft nur an professionellen Kunden, nicht an Einzelverbraucher. Jede Datenspeicherung hat ein Ziel : die normalen Geschäftsverbindungen pflegen mit Kunden zB durch das schicken von Handelsdokumenten, Preislisten oder andere professionelle, commerziele Aktivitäten.
2. Welche Daten werden gespeichert?
Die persönlichen Daten können eingeteilt werden in 3 Gruppen :
Persönliche Daten vom Personal von Hottlet Frozen Foods : diese Daten sind notwendig zur Erstellung und Ausführung vom Arbeitsvertrag.
Data bezüglich kommerzieller Kontakte : dies betrifft Daten von Mitarbeitern von Kunden oder Lieferanten von Hottlet Frozen Foods. Diese Daten sind beschränkt zu Kontaktdaten von den verschiedenen Abteilungen von Handelspartnern die notwendig sind für die Ausführung der Betriebsaktivitäten. Wer die Daten anliefert wird ausdrücklich informiert über die Benutzung and wird um Erlaubnis gefragt für die Datenbenutzung.
Daten von potenziellen Kunden die über die Internetseite gesammelt werden. Interessierte, professionelle Prospekte kontaktieren Hottlet Frozen Foods oft zuerst über die Internetseite. Auch hier werden die gefragten Daten zum Minimum beschränkt : Name & Vorname vom Kontaktperson, Firmenadresse, Telefon, email. Mit diesen Daten wird im ERP Software “Dimasys” ein Prospekt angemacht dem man Angebote schicken kann.
3. Benutzung der Daten
Hottlet Frozen Froods verwendet die Daten nur für professionelle Zwecke. Personalsdaten für die Ausführung von den Arbeitsverträgen, Kunden – und Lieferantendaten für Handelsaktivitäten. Benützung für andere Zwecke ist nicht erlaubt.
4. Dauer der Datenspeicherung
Personaldaten werden gespeichert so lange das gesetzlich erforderlich ist. Daten gesammelt im Rahmen von Handelsbeziehungen werden gespeichert so lange der Handelspartner aktiv ist. Sobald klar ist das sein Kunde oder Lieferant keine Aktivitäten mehr ausführt wird dessen account gesperrt im system.
5. Datenübertrag
Keine Daten würden übergetragen an anderen Parteien. Eine Ausnahme sind die Personaldaten notwendig für die Gehaltsverwaltung.
6. Datenschutz
Hottlet Frozen Foods ist AEO – zertifiziert. Für AEO ist Datenschutz äusserst wichtig. Eine Person ist angewiesen für die Online Sicherheit die auch verantwortlich ist für Datenschutz. Alle Daten werden gespeichert auf dem zentralen Server der sich in einem abgeschlossenen Raum befindet. Zugang zu diesem Raum geht nur mit einem Schlussel der sich auch in einem abgeschlossenen Raum befindet. Mit ICT Partners für soft und hardware wurden Verträge abgeschlossen im Rahmen von Disaster Recovery. Intern Regeln wurden festgelegt und mitgeteilt am Personal, ICT Verfahren wurden erarbeitet. Es gibt eine Cyber Versicherung um Cyber Risiken zu begrenzen. Hottlet Frozen Foods ist sich bewusst von den GDPR Regeln und wählt für eine minimale Datenspeicherung. Die Anzahl von Mitarbeitern die Daten verarbeiten können ist begrenzt zur Person verantwortlich für Datenschutz (oder dessen Vertretung falls er abwesend ist) und der Finanzdirektor.
7. Datennachfrage
Eine Person kann telefonisch oder per Email die Daten auffragen die über ihn gespeichert werden, das gleiche gilt für den Zeitverlauf dieser Daten. Die Anfragen werden zentral behandelt von der Person verantwortlich für Datenschutz. Der wird auch versichern dass die Anfrage und die Identität des Anfragers authentisch sind.
8. Person verantwortlich für Datenschutz
Im Läufe von der AEO Zertifizierung wurde eine Person angewiesen der verantwortlich ist für die Sicherheit. Diese Verantwortung wurde an Filip Van der Vennet übertragen, Geschäftsführer von EPI bvba, der im Rahmen eines Interim Managements Vertrag Management Aktivitäten für Hottlet Frozen Foods ausübt.
9. Bruch der Datensicherheit
Im Fall wo die Datensicherheit verbrochen wurde, werden die betroffenen Personen zuerst informiert.
In einer nächste Phase und im Fall eines ernsthaften Sicherheitsbruches wird die Privacy Kommission informiert über die Internetseite www.privacycommission.be.
