POLITIQUE DE CONFIDENTIALITÉ
1. But de la collecte de données
Hottlet Frozen Foods est une entreprise familiale qui importe des aliments surgelés, particulièrement des fruits de mer et importe principalement de l’Asie du sud-est. Ces produits sont ensuite distribués de la Belgique, où se trouve nos locaux, à tout le marché européen.
Hottlet Frozen Foods vend ses produits seulement aux professionnels, non aux particuliers. Toutes les données collectées ont un seul objectif : établir des relations commerciales avec les clients de façon classique, pour permettre une activité commerciale B2B comme l’envoi de documents commerciaux ou l’envoi de listes de prix.
2. Quels sont les données collectées ?
Les données personnelles sont sauvegardées sous 3 catégories différentes :
Les données personnelles du personnel travaillant à Hottlet Frozen Foods : il s'agit de données nécessaires à l'établissement et à l'exécution d'un contrat de travail.
Les données concernant les contacts commerciaux : il s’agit des données de contact avec nos clients et fournisseurs. Ces données demandées sont strictement limitées aux données de contact des différents départements commerciaux de nos partenaires, indispensables à la bonne exécution des activités de l'entreprise. La personne qui donne accès à ses données est explicitement informée de l’utilisation de ses données et il lui est demandé la permission de les utiliser. Il existe une page d’information qui explique le processus de collecte de données.
Les données des potentiels clients sont collectées par le site web. Notre équipe commerciale, intéressée par de nouvelles relations, prend souvent contact auprès des clients via le site. Ici aussi, les données demandées sont limitées au strict minimum, afin d’établir des relations commerciales classiques: nom et prénom de la personne, adresse de la société, téléphone, email. Sur la base de ces données, un fichier client est créé dans le logiciel ERP «Dimasys» avec lequel des offres peuvent être envoyées.
3. Utilisation des données
Hottlet Frozen Foods utilise les données collectées seulement à but professionnel. Les données du personnel sont utilisées pour établir des contrats de travail et les données des clients et fournisseurs sont utilisées pour faire des transactions B2B. L’utilisation des données hors de ces contextes n’est, de ce fait, pas autorisée.
4. Durée de stockage des données
Les données du personnel de Hottlet Frozen Foods sont stockées selon ce que la loi permet. Les données collectées dans un contexte de relation commerciale sont stockées aussi longtemps que le client ou fournisseur soit actif. Quand une entreprise devient inactive, son fichier client est bloqué dans le système.
5. Transfert de données
Aucune donnée n’est transférée à un tiers, sauf les données du personnel de Hottlet Frozen Foods, nécessaires à l’administration salariale.
6. Protection des données
Hottlet Frozen Foods est certifié OEA (Opérateur économique agréé), ce qui explique que la protection des données soit un aspect essentiel pour l’entreprise. Un responsable de la cyber sécurité a été nommé et assure également le suivi de la protection des données. Toutes les données sont stockées dans un serveur central situé dans un espace clos. En cas de sinistres d’origine matériel ou logiciel, les dommages sont recouverts par nos partenaires TIC selon un accord conclu. En interne, les règles de conduite TIC ont été établies et sont appliquées par tous les employés. En outre, des procédures TIC ont été établies. Il existe également une cyber-assurance pour limiter les cyber-risques. Hottlet Frozen Foods est consciente des règles GRPD et a opté pour un stockage minimal des données. Le personnel pouvant traiter ces données est limité au responsable de la sécurité (ou à son remplaçant en cas d'absence) et au responsable du service financier.
7. Demande de données
Une personne physique peut demander les données personnelles stockées à son sujet par téléphone ou par courrier électronique, ainsi que l'historique de l'utilisation de ces données. Cette demande de données sera traitée de manière centralisée par le responsable de la sécurité. Il s'assurera également que la demande et l'identité de la personne demandeuse soient authentiques.
8. Le responsable de la protection des données
Dans le processus de la certification OEA, une personne a été nommée responsable de la cyber sécurité. Cette responsabilité a été confiée à Filip Van der Vennet, responsable d’EPI bvba, qui, dans le cadre d’un contrat de management intérimaire, assume les activités de gestion au sein de Hottlet Frozen Foods.
9. Violation de données
En cas de violation des données par des personnes non autorisées, la personne concernée est informée en premier.
Dans une phase ultérieure et en cas d'atteinte grave à la vie privée, la commission de la protection de la vie privée est informée. Cela se fait via le site internet www.privacycommission.be.
